Audit de conformité paie et gestion des congés pour un acteur majeur du secteur nucléaire

Réalisation d’un audit légal complet pour assurer la conformité et la fiabilité du système de gestion des congés

Dans le cadre d’un changement de système d’information paie, notre client a constaté des régressions dans la gestion des congés payés via Meta4, perturbant ainsi le climat social. Ce projet d’audit avait pour objectif d’identifier les non-conformités légales, d’analyser les paramètres SIRH, et de mettre en place des actions correctives pour assurer la conformité avec le cadre légal tout en améliorant la satisfaction des employés. Le cabinet PALMER a joué un rôle clé en apportant son expertise légale et technique pour résoudre les problématiques dans des délais serrés, tout en facilitant la coordination avec l’éditeur SIRH.

La valeur ajoutée de PALMER

Expertise légale approfondie : connaissance pointue des exigences légales relatives à la gestion des congés payés et à la conformité des processus RH.

Approche personnalisée : analyse détaillée des paramètres du système SIRH et identification des erreurs spécifiques dans le paramétrage, afin de garantir la conformité et l’efficacité du système.

Facilitateur entre l’organisation et l’éditeur : coordination rapide et efficace pour résoudre les écarts de paramétrage et mettre en œuvre des actions correctives, en assurant une communication fluide.

Réactivité et gestion sous pression : capacité à intervenir de manière urgente dans un contexte social tendu pour garantir une résolution rapide et efficace des problèmes.

Suivi rigoureux : mise en place d’un plan d’action précis avec des ajustements continus pour garantir la conformité légale, la régularité des processus et la satisfaction des employés.

Les clés du succès

Audit légal rigoureux : détermination précise des éléments constitutifs des assiettes de retenue, du maintien du 10ème, et des périodicités nécessaires pour chaque assiette, afin de garantir la conformité légale.

Réactivité de l’éditeur SIRH : collaboration efficace avec l’éditeur du système SIRH pour assurer une mise en œuvre rapide des corrections nécessaires et une résolution des écarts.

Gestion de crise efficace : réalisation de l’audit dans des délais serrés, tout en assurant une communication fluide et délicate avec les parties prenantes, afin de garantir la résolution des problèmes sans perturber les opérations.

Approche collaborative : coordination efficace entre l’organisation, l’éditeur et les parties prenantes internes pour valider et implémenter les ajustements, en veillant à l’adhésion de tous les acteurs impliqués.

Déroulement de la mission

Recueil et analyse des données : collecte des fichiers et traitement des données pour identifier les erreurs de paramétrage dans la gestion des congés, afin de garantir la conformité du système.

Évaluation des écarts : mise en évidence des différences entre l’ancien et le nouveau système, avec un focus particulier sur les bonnes pratiques à adopter pour améliorer l’efficacité et la conformité.

Coordination avec l’éditeur : facilitation des échanges entre l’organisation et l’éditeur SIRH pour valider les modifications et garantir une implémentation correcte des ajustements nécessaires.

Plan d’action correctif : élaboration d’un plan d’action détaillé pour prioriser les actions correctives et suivre leur mise en œuvre de manière structurée et efficace.

Suivi et ajustements : suivi continu des actions mises en place pour garantir qu’elles répondent aux exigences légales et aux besoins opérationnels de l’organisation, assurant ainsi la pérennité des améliorations.

Les défis rencontrés

Informations manquantes : parfois, des informations cruciales étaient indisponibles, compliquant l’analyse et l’identification des erreurs dans le système de gestion des congés.

Contexte social tendu : nécessité d’une gestion délicate des communications pour minimiser l’impact social des régressions identifiées dans la gestion des congés, tout en préservant les relations internes.

Gestion du temps : audit réalisé dans un délai très serré, ce qui a nécessité une réactivité maximale et une coordination efficace des équipes pour respecter les délais impartis.

Complexité du paramétrage : les erreurs de paramétrage dans le système SIRH ont demandé une analyse minutieuse et des ajustements précis pour garantir la conformité et la bonne gestion des processus.

Un impact concret et mesurable

Conformité légale garantie : l’audit a permis d’identifier et de corriger les non-conformités, assurant ainsi la conformité avec les obligations légales en matière de gestion des congés payés et de la réglementation sociale.

Amélioration de la satisfaction des employés : résolution des régressions dans la gestion des congés, contribuant à améliorer le climat social et à renforcer la confiance des employés envers le système.

Correction rapide des erreurs : mise en œuvre rapide des actions correctives grâce à une collaboration fluide entre l’organisation et l’éditeur du système SIRH, permettant une résolution rapide des problèmes.

Mise en place de bonnes pratiques : identification et adoption des meilleures pratiques pour éviter la réapparition des erreurs de paramétrage et assurer une gestion optimale à long terme.

Gestion de crise réussie : réalisation de l’audit dans des délais très courts, avec une gestion efficace des contraintes et des risques, garantissant une résolution rapide sans perturber les opérations.