Externalisation de la paie et choix de la solution de gestion des temps et des activités (GTA – GXP – Octime) pour un leader du secteur hôtelier

Accompagnement stratégique pour la gestion de la paie et de la GTA en période de crise

Dans un objectif de réduction des coûts et de standardisation, un grand groupe international du secteur hôtelier a pris la décision d’externaliser la production de sa paie pour l’ensemble de ses marques en France, représentant près de 20 000 employés. Après un premier échec significatif du projet, le cabinet de conseil spécialisé en transformation organisationnelle a été sollicité en urgence pour redresser la situation. Grâce à une approche rigoureuse et structurée, le cabinet a permis au groupe de surmonter la crise et de réussir cette externalisation, en mettant en place des processus solides, une gouvernance renforcée et une gestion de crise efficace. Ce projet de transformation a été l’occasion d’améliorer la coopération entre les équipes et d’assurer une transition fluide et réussie.

La valeur ajoutée de PALMER

Expertise reconnue en gestion de crise : intervention rapide pour redresser un projet complexe en difficulté, en apportant des solutions pragmatiques et adaptées à la situation spécifique de l’organisation.

Analyse approfondie des outils, processus et gouvernance existants : évaluation détaillée des dispositifs en place afin de poser des bases solides pour l’externalisation, tout en assurant leur alignement avec les objectifs stratégiques du groupe.

Mise en place d’une nouvelle gouvernance et de méthodologies adaptées : introduction d’une structure de gouvernance renouvelée et de méthodes éprouvées pour sécuriser le projet, en garantissant sa réussite sur le long terme.

Accompagnement personnalisé dans la gestion du changement : accompagnement des équipes via une communication claire, structurée et régulière, afin de favoriser une transition en douceur et de minimiser les résistances au changement.

Collaboration étroite avec les parties prenantes : collaboration avec les éditeurs de solutions de paie, les instances représentatives du personnel (IRP) et autres parties prenantes, afin d’assurer une coordination fluide et la réussite du projet.

Les clés du succès

Réalisation d’un état des lieux détaillé : analyse approfondie des outils, des processus et de la gouvernance liés à la paie et à la gestion des temps et des activités (GTA), afin d’identifier les points de blocage et de définir des solutions adaptées.

Redressement et pilotage opérationnel : mise en place de nouvelles méthodologies, d’une comitologie renforcée et du développement de compétences clés pour garantir une gestion optimale du projet.

Accompagnement au changement : gestion de la communication et coordination entre les différents acteurs impliqués, afin d’assurer une transition fluide et une adaptation réussie aux nouvelles pratiques et outils.

Approche transparente et factuelle : adoption d’une approche factuelle et transparente pour rétablir la confiance, renforcer l’adhésion des parties prenantes et garantir la bonne marche du projet tout au long de son déroulement.

Déroulement de la mission

Audit complet des outils et processus existants : analyse approfondie des forces et des faiblesses des systèmes de paie et de gestion du temps de travail (GTA), afin d’identifier les axes d’amélioration.

Définition des KPIs et planification stratégique : élaboration de KPIs clés et planification stratégique pour l’évolution des processus RH et de la gestion de la paie, visant à optimiser les performances et la conformité.

Gestion de la relation avec l’éditeur de solutions de paie : clarification des périmètres de responsabilité et des accords de niveau de service (SLAs) avec l’éditeur de la solution de paie et de gestion des temps, afin de garantir une collaboration fluide.

Harmonisation des règles de gestion : collaboration avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP) pour harmoniser les règles de gestion, en garantissant l’adhésion et la conformité avec les exigences légales et organisationnelles.

Accompagnement au déploiement des nouvelles pratiques : centralisation de la communication et du support pour assurer une transition fluide et un déploiement efficace des nouvelles pratiques et outils au sein de l’organisation.

Les défis rencontrés

Gouvernance en crise avec une perte de confiance significative des parties prenantes : la gouvernance du projet avait été fragilisée, entraînant une perte de confiance importante parmi les parties prenantes. Un travail de reconstruction de cette confiance a été effectué pour stabiliser la situation.

Gestion de volumes de données importants : le projet impliquait le traitement de volumes de données conséquents, nécessitant la mise en place d’outils robustes et d’une organisation renforcée pour garantir une gestion efficace et sécurisée.

Rétablissement de la coopération et de la communication : une priorité a été donnée à la réactivation de la coopération et à l’amélioration de la communication entre les équipes internes, les différents sites (hôtels) et le centre de paie, pour assurer une coordination efficace.

Pression temporelle : face à une situation de crise, la nécessité de redresser rapidement le projet a été cruciale, tout en maintenant un haut niveau de qualité de service, afin d’éviter toute dégradation supplémentaire.

Un impact concret et mesurable

Amélioration de la performance opérationnelle : mise en place d’une gouvernance renforcée et de processus standardisés pour optimiser l’efficacité opérationnelle et assurer une gestion fluide des activités.

Réduction des erreurs de paie et des coûts associés : mise en œuvre de méthodes permettant une gestion plus rigoureuse des ressources et des outils de paie, contribuant ainsi à la réduction des erreurs et à l’optimisation des coûts liés à la paie.

Gain de temps et d’efficacité : mise en place d’un système de communication centralisé pour faciliter le suivi des processus et garantir une résolution rapide des problèmes, ce qui améliore considérablement l’efficacité globale.

Amélioration de la satisfaction des équipes et des employés : grâce à une gestion de la paie plus fluide et transparente, les employés et les équipes bénéficient d’une expérience plus positive, contribuant à une meilleure satisfaction et à un environnement de travail plus harmonieux.