Cadrage de l’appel d’offres pour la mise en place d’une solution SIRH chez un opérateur de compétences interindustriel

Un SIRH innovant et adapté aux besoins stratégiques d’un opérateur de compétences interindustriel

La direction des ressources humaines d’un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCO) faisait face à de nombreux défis à horizon 2023. L’un de ses objectifs majeurs était la mise en place d’un SIRH innovant, évolutif, et compatible avec des applications tierces. Ce système devait répondre à des besoins critiques, notamment la gestion des temps, la gestion administrative, le recrutement, l’onboarding, les entretiens de performance, le développement des compétences, la rémunération, ainsi que la gestion des carrières et de la mobilité.

Une société spécialisée en conseil dans le domaine des ressources humaines a été missionnée pour accompagner la Direction Qualité, Performance et Innovation dans le cadrage de cet appel d’offres pour la mise en place de cette solution.

La valeur ajoutée de PALMER

Connaissance des enjeux et du contexte de l’OPCO : une compréhension approfondie des défis spécifiques de l’organisation a permis de concevoir une solution parfaitement adaptée.

Communication interne claire sur l’avancement du projet : une gestion transparente et fluide des communications internes a assuré l’adhésion des parties prenantes tout au long du projet.

Indépendance vis-à-vis des solutions de marché : le cabinet de conseil a pu apporter une expertise impartiale, garantissant une sélection optimale des solutions proposées par les fournisseurs.

Les clés du succès

Connaissance approfondie des enjeux spécifiques de l’OPCO : compréhension des défis et des besoins organisationnels pour une solution sur-mesure, parfaitement alignée avec les priorités stratégiques de l’organisation.

Indépendance et objectivité : une expertise impartiale dans la sélection des solutions SIRH, assurant la recommandation des meilleures options sans lien direct avec les fournisseurs.

Cadrage précis de l’appel d’offres : rédaction détaillée des documents d’appel d’offres, en parfaite adéquation avec les objectifs stratégiques et opérationnels de l’OPCO.

Mobilisation des parties prenantes : gestion efficace de la communication interne et implication active des équipes métiers et de la DSI pour garantir une intégration fluide et réussie du projet.

Déroulement de la mission

Définition des besoins fonctionnels et techniques : une analyse approfondie des besoins en gestion RH a permis de définir les critères essentiels pour la solution SIRH, couvrant des domaines clés comme la gestion des temps, le recrutement, le développement des compétences, et plus encore.

Rédaction des documents d’appel d’offres : élaboration des documents de l’appel d’offres en mettant en lumière les exigences spécifiques et en alignant les solutions proposées avec les objectifs stratégiques de l’OPCO.

Construction des grilles de sélection des candidats : développement de critères d’évaluation rigoureux afin de s’assurer que les solutions SIRH proposées répondent aux besoins spécifiques et aux priorités de l’OPCO.

Scénarios de soutenance et tests de mise en situation : création de personas et de scénarios réalistes pour évaluer la capacité des solutions à répondre aux problématiques concrètes et opérationnelles de l’organisation.

Analyse des propositions : production d’un rapport détaillé d’analyse des candidatures, mettant en lumière les points forts et faibles des solutions proposées pour guider la prise de décision.

Animation des comités de sélection : facilitation des discussions et des réunions entre les parties prenantes pour guider la prise de décision sur la solution SIRH la plus adaptée aux besoins de l’OPCO.

Les défis rencontrés

Évolution continue des besoins : l’évolution constante des besoins de l’OPCO a nécessité une flexibilité dans le cadrage de l’appel d’offres et l’adaptation des critères de sélection, pour s’assurer que la solution reste alignée avec les priorités stratégiques en constante évolution.

Faible implication initiale des métiers et de la DSI : la difficulté initiale à impliquer les équipes métiers et la DSI a été surmontée grâce à une gestion transparente et une communication fluide sur l’avancement du projet, renforçant l’adhésion des parties prenantes à chaque étape.

Complexité d’intégrer le projet dans une organisation multi-sites : le projet impliquait plusieurs sites et équipes, ce qui a exigé une approche structurée pour garantir une intégration homogène des solutions et une cohésion entre les différents acteurs du projet.

Un impact concret et mesurable

Sélection optimale de la solution SIRH : grâce à un processus de sélection rigoureux et objectif, l’OPCO a pu choisir une solution SIRH parfaitement adaptée à ses besoins spécifiques.

Amélioration de la gestion RH : la nouvelle solution permettra une gestion plus fluide et plus efficace des processus RH, allant du recrutement à la gestion des compétences et des carrières, contribuant ainsi à l’optimisation des ressources humaines au sein de l’organisation.

Mobilisation et adhésion des équipes : l’engagement des parties prenantes, soutenu par une communication claire et régulière, a facilité l’adhésion des équipes aux nouvelles pratiques et à la mise en œuvre de la solution, assurant une transition harmonieuse.

Indépendance et impartialité dans la sélection des candidats : le cabinet de conseil a veillé à la sélection des solutions SIRH les plus pertinentes pour l’OPCO, en restant totalement indépendant vis-à-vis des fournisseurs de solutions.