Transformation Agile des Méthodologies de Mise en Production (MEP) pour la paie et GTA dans une banque mutualiste

Optimisation des processus de paie et GTA grâce à l’agilité et l’amélioration continue

Transformation Agile des Méthodologies de Mise en Production (MEP) : le projet de transformation a visé à moderniser les processus existants pour renforcer l’efficacité des équipes et intégrer des pratiques d’amélioration continue. En adoptant une approche Agile, les équipes ont rationalisé les étapes du processus de MEP, facilitant l’intégration des pratiques d’amélioration continue dans les équipes techniques et métiers.

L’objectif était d’assurer une gestion de projet plus fluide, d’offrir une meilleure visibilité sur les projets en cours et de garantir une adoption rapide des nouvelles méthodologies par les équipes métiers. Grâce à l’intégration d’une fonction dédiée au suivi de projet et au suivi en temps réel des progrès, ce projet a permis une transformation efficace et a jeté les bases d’une amélioration continue durable, favorisant ainsi une meilleure collaboration entre les équipes techniques et fonctionnelles.

La valeur ajoutée de PALMER

Expertise fonctionnelle approfondie dans la gestion de la Paie et de la Gestion des Temps et des Activités (GTA), permettant d’apporter des solutions adaptées aux besoins spécifiques des entreprises.

Mise en place de méthodologies agiles et d’une approche Kaizen pour optimiser la gestion des projets de Paie, en assurant une amélioration continue des processus et une réactivité accrue des équipes.

Accompagnement du changement et formation continue des équipes, avec une attention particulière à l’adhésion des collaborateurs aux nouvelles pratiques et technologies.

Déploiement efficace d’un système de gestion de projet (PMO), avec un suivi rigoureux des progrès grâce à des KPI clairs et mesurables pour garantir la réussite des projets.

Optimisation de l’intégration des solutions SAAS, tout en garantissant la continuité des services et en assurant une transition fluide vers des solutions plus modernes et évolutives.

Les clés du succès

Adoption de l’agilité : transition réussie des méthodologies traditionnelles vers une approche agile, avec l’intégration des pratiques Kaizen pour favoriser une amélioration continue.

Gestion de projet PMO : mise en place d’une fonction PMO dédiée pour suivre l’avancement des projets, alerter en temps réel, et anticiper les actions nécessaires pour garantir la réussite des projets.

Formation et accompagnement du changement : organisation de séances de formation continue pour faciliter l’adoption des nouvelles méthodologies agiles et Kaizen, tout en assurant un accompagnement renforcé des équipes dans cette transition.

Amélioration continue : intégration de la philosophie Kaizen afin de garantir l’évolution constante des pratiques et processus, avec un focus sur l’optimisation des résultats à chaque étape.

Plan d’action structuré : élaboration de plans d’action détaillés pour faciliter la transition des solutions vers un mode SAAS, et assurer la mise en place fluide des solutions Paie.

Déroulement de la mission

Analyse du processus existant : évaluation des méthodologies de mise en production (MEP) précédentes et identification des zones d’amélioration pour optimiser les processus et garantir une mise en œuvre plus efficace.

Transition vers l’agilité : mise en œuvre des pratiques agiles pour optimiser les étapes de mise en production, tout en intégrant les principes de Kaizen pour favoriser l’amélioration continue.

Formation continue : développement de modules de formation en ligne (MOOC) afin d’assurer la montée en compétences des équipes et de faciliter l’adoption des nouvelles méthodologies.

Suivi et pilotage des projets : introduction de KPI et d’un suivi en temps réel pour garantir le bon déroulement des projets et assurer une gestion proactive des éventuels obstacles.

Planification des migrations : définition d’un plan produit détaillé pour intégrer HR Ultimate et réussir la migration vers une solution SAAS tout en maintenant la continuité des services.

Développement UI/UX : conception d’une nouvelle interface utilisateur pour améliorer l’expérience et l’interaction des utilisateurs avec les solutions, en garantissant une interface fluide et intuitive.

Les défis rencontrés

Manque de communication : au début du projet, la communication entre les différents métiers était insuffisante, ce qui a rendu l’adoption des nouvelles pratiques plus complexe et a ralenti l’adhésion des équipes aux changements nécessaires.

Résistance au changement : certaines équipes ont exprimé des réticences face à l’introduction de la méthodologie agile et des pratiques Kaizen, habituées à des méthodes de travail plus traditionnelles. Cette résistance a nécessité des efforts continus pour les accompagner dans le changement.

Absence de livrables communs : initialement, l’absence de livrables communs clairement définis pour les projets en cours a créé des incohérences et des difficultés à suivre les progrès des projets. Il a été nécessaire d’introduire une meilleure structure pour garantir une gestion cohérente des projets.

Gestion de la transition vers SAAS : le passage des solutions existantes au mode SAAS a posé des défis. Une stratégie de migration claire et bien pensée était indispensable pour assurer une transition fluide et garantir la continuité des services tout en tirant parti des avantages du cloud.

Un impact concret et mesurable

Amélioration de la gestion de projets : grâce à l’intégration d’un PMO et à la mise en place de KPI en temps réel, les projets ont pu être suivis de manière rigoureuse, permettant ainsi une anticipation plus efficace des risques et une gestion proactive des étapes critiques.

Optimisation des processus Paie et GTA : l’adoption d’une méthodologie agile pour les mises en production a permis de rationaliser et d’accélérer la gestion des projets Paie et GTA, offrant ainsi une meilleure fluidité dans leur gestion et leur mise en œuvre.

Adoption rapide des nouvelles pratiques : la transition vers des méthodologies agiles a été facilitée grâce à une formation continue et à une communication claire, ce qui a permis une adoption rapide et réussie des nouvelles pratiques par les équipes.

Transition réussie vers SAAS : la migration vers une solution SAAS a été soigneusement planifiée et mise en œuvre, assurant ainsi la continuité des services tout en tirant pleinement parti des avantages du cloud pour améliorer la flexibilité et l’efficacité.

Meilleure expérience utilisateur : le développement d’une nouvelle interface UI/UX a permis d’optimiser l’interaction des utilisateurs avec les outils Paie et GTA, améliorant ainsi l’expérience utilisateur et la productivité.