Transformation de la Direction des Systèmes d’Information d’une grande organisation publique.

Audit, définition du modèle opérationnel cible (TOM) et création de la fonction de direction des systèmes d’information.

En 2022, une grande organisation publique a lancé un projet ambitieux visant à réévaluer et moderniser sa Direction des Systèmes d’Information (DSI), avec pour objectif de l’aligner sur les meilleures pratiques du secteur. Ce projet de transformation a impliqué la redéfinition du modèle opérationnel, la structuration des processus autour d’un socle méthodologique commun, et la révision de la gouvernance. Le cabinet de conseil a été mandaté pour réaliser un audit complet de la DSI, définir un modèle opérationnel cible (TOM), et accompagner la création de la fonction de direction des systèmes d’information. Grâce à son expertise éprouvée en organisation de la fonction SI et sa maîtrise du référentiel ITIL, le cabinet a guidé l’organisation dans l’optimisation de sa DSI et dans la gestion du changement pour garantir une transition fluide dans un environnement complexe.

La valeur ajoutée de PALMER

Expertise en organisation de la fonction SI, avec une maîtrise approfondie des référentiels et des meilleures pratiques du secteur.
Approche innovante : propositions de solutions créatives pour accélérer l’implémentation des changements.
Accompagnement du changement pour garantir une gestion optimale de la transition dans un environnement avec des résistances internes.
Gestion rigoureuse des relations avec les instances représentatives du personnel pour assurer une bonne coopération et une communication transparente durant le processus de transformation.
Structuration des processus et mise en place d’un outil de gestion budgétaire afin de soutenir la nouvelle organisation.

Les clés du succès

Audit complet de la DSI : évaluation approfondie de la situation existante pour identifier les points de faiblesse et les axes d’amélioration.
Définition du modèle opérationnel cible (TOM) : approche orientée produit pour maximiser l’efficacité des processus et de la gouvernance IT.
Création de la fonction de direction des systèmes d’information (CIO Office) : mise en place d’une nouvelle fonction pour renforcer la gouvernance IT et garantir un pilotage optimal des projets technologiques.
Réinternalisation des compétences critiques : élaboration d’un plan pour ramener en interne les compétences essentielles et assurer une meilleure maîtrise des activités SI.
Révision des fiches de poste et des processus de gouvernance : redéfinition des rôles et responsabilités pour soutenir la mise en place du nouveau modèle.
Sponsoring fort de la Direction Générale : un soutien à tous les niveaux pour garantir l’adhésion et le succès du projet.

Déroulement de la mission

Audit de la DSI : réalisation d’une analyse détaillée de la DSI existante pour identifier les dysfonctionnements et les leviers d’amélioration.
Définition du modèle opérationnel cible (TOM) : conception d’un modèle opérationnel cible aligné avec les objectifs de transformation de l’organisation.
Création de la fonction de direction des systèmes d’information (CIO Office) : mise en place de cette nouvelle fonction clé pour renforcer la gouvernance IT et coordonner efficacement les projets.
Plan de réinternalisation des compétences : mise en place d’un plan stratégique pour réduire le taux d’externalisation des compétences et améliorer la gestion des ressources internes.
Révision des fiches de poste et des processus de gouvernance : redéfinition des rôles et des processus pour accompagner le changement vers un modèle plus agile et performant.
Mise en place d’un outil de gestion budgétaire : pour garantir une gestion financière optimisée des projets IT.
Accompagnement du changement : gestion continue de la transformation pour minimiser les résistances et assurer une adoption réussie des nouveaux processus.

Les défis rencontrés

Résistances internes au changement : surmonter les réticences des équipes face aux nouvelles méthodes et pratiques.
Maturité organisationnelle limitée : nécessité de sensibiliser et former les équipes sur les nouveaux processus et la gouvernance IT.
Fort taux d’externalisation des compétences : gestion de la réinternalisation des compétences critiques tout en minimisant l’impact sur les opérations en cours.
Coordination complexe entre les multiples interlocuteurs : gestion des relations avec plusieurs parties prenantes, dont les instances représentatives du personnel, pour assurer une communication fluide et un alignement des objectifs.

Un impact concret et mesurable

Modernisation réussie de la DSI : alignement de la DSI de l’organisation publique avec les meilleures pratiques sectorielles, garantissant une plus grande efficacité et réactivité.
Amélioration de la gouvernance IT grâce à la création de la fonction CIO Office, permettant une gestion centralisée et coordonnée des projets IT.
Réduction du taux d’externalisation des compétences critiques avec un plan de réinternalisation réussi, renforçant la maîtrise interne des ressources et des compétences.
Optimisation des processus et de la gestion budgétaire : mise en place d’un outil de gestion budgétaire qui assure un suivi rigoureux et une gestion financière plus transparente des projets.
Transition fluide et adoption réussie des changements au sein de la DSI grâce à un accompagnement du changement adapté aux spécificités de l’organisation et un soutien fort de la Direction Générale.