Automatiser back‑office Banque Privee

Automatiser le back‑office : Document AI et opérations sur actifs privés

Problématique

Les opérations sur marchés privés (private equity, private debt, real estate) génèrent un volume considérable de documents : appels de fonds, distributions, notices juridiques, rapports trimestriels, contrats de souscription, K‑1 fiscaux. Ces documents, souvent en PDF et non structurés, doivent être collectés, lus, classés, saisis dans l’outil de suivi et partagés avec les clients ou les gestionnaires.

Chez ODDO BHF, la croissance des actifs privés (plus de 4,5 milliards d’euros gérés en 2024 oddo-bhf.com) implique une augmentation exponentielle de cette charge administrative. Sans automatisation, le risque d’erreur et le temps de traitement empêchent les équipes de se concentrer sur l’analyse de valeur.

Solutions technologiques

1. Collecte automatisée : Canoe Connect automatise la récupération des documents depuis plus de 500 portails de General Partners (GP) et des boîtes mail. Le système suit les documents manquants via des tableaux de bord en temps réel et les classe au fur et à mesure. Canoe revendique plus d’un million de documents traités par mois et plus de 500 connexions actives, illustrant la scalabilité de sa plateforme.

2. Extraction et structuration : Hyperscience, leader de l’Intelligent Document Processing selon le Magic Quadrant 2025, transforme des documents en données prêtes à l’emploi grâce à des modèles de machine learning et de reconnaissance optique. Eigen/Sirion offre des capacités no‑code pour extraire des informations à partir de contrats complexes et d’autres documents financiers. Ces solutions réduisent significativement le besoin de double saisie et améliorent l’exactitude des données.

3. Normalisation et contrôles : après extraction, les données sont validées par des règles automatiques (contrôles de somme, dates, cohérence) et enrichies (calcul des pourcentages de capital appelés, taux de distribution). Les exceptions sont envoyées à un analyste pour correction.

4. Intégration : les données normalisées alimentent les systèmes de portefeuille (PMS/IBOR), les CRM et les outils de reporting fiscal. Grâce à des API standard, on évite la ressaisie et on garantit la cohérence des informations.

5. Recherche et RAG documentaire : l’ensemble des rapports et contrats est indexé afin de permettre une recherche sémantique. Les conseillers peuvent poser des questions (« Quel est le taux IRR du fonds X ?») et obtenir une réponse avec citation du document original.

Avantages et retours d’expérience

• Gain de temps et fiabilité : l’automatisation permet de réduire de 50 à 70 % le temps consacré au traitement des documents. Les plateformes identifient et normalisent des données issues de millions de documents, ce qui limite les erreurs humaines et accélère la distribution des informations aux clients.

• Transparence : les logs d’extraction facilitent les audits et permettent de démontrer la traçabilité des opérations.

• Scalabilité : la capacité à traiter des volumes massifs permet d’intégrer de nouveaux fonds ou clients sans recruter proportionnellement plus de personnel.

Start‑ups et acteurs clés

• Canoe Intelligence : pionnier de l’automatisation des documents pour les marchés privés ; la plateforme couvre la collecte, l’extraction et la livraison de données, et est adoptée par plus de 425 clients dans le monde. Sa nouvelle division Canoe Labs accélère le développement de fonctionnalités IA pour les alts (rapports interactifs, comparaisons de fonds).

• Hyperscience : la reconnaissance par Gartner en 2025 souligne l’excellence de la plateforme dans la transformation de documents en données prêtes pour les modèles IA. Hyperscience offre également des fonctionnalités de caviardage des informations sensibles (PII) et d’intégration native aux solutions RAG.

• Sirion/Eigen : après l’acquisition d’Eigen, Sirion propose un « AI Studio » combinant extraction et gestion des contrats. Près de la moitié des banques systémiques mondiales utilisent cette technologie.

Adoption par les pairs

Des gestionnaires de fortune et des services d’asset servicing utilisent déjà ces solutions. Par exemple, des compagnies d’assurance telles que BarmeniaGothaer et des family offices ont choisi Canoe pour automatiser la collecte et l’extraction des documents alts. Les banques privées suisses et américaines intègrent Hyperscience ou Eigen pour fiabiliser leurs flux documentaires.

Déploiement chez ODDO BHF

1. Diagnostic : recenser les types de documents (appels de fonds, notices, K‑1, factures) et estimer le volume annuel. Identifier les points d’intégration avec le PMS et le CRM.

2. Choix de la solution : sélectionner un outil ou une combinaison (Canoe pour la collecte, Hyperscience pour l’extraction, RAG interne pour la recherche). S’assurer que le fournisseur respecte les exigences européennes en matière de stockage de données.

3. Pilotage : lancer un pilote avec quelques fonds et mesurer les gains (temps, précision, satisfaction des équipes). Ajuster les processus en fonction des retours.

4. Industrialisation : étendre l’automatisation à tous les fonds et intégrer de nouveaux modules (extraction fiscale, RAG). Former les équipes à l’utilisation de la plateforme.

Conclusion

La révolution des actifs alternatifs impose une transformation du back‑office bancaire. Grâce à des solutions d’Intelligent Document Processing et à l’automatisation de bout en bout, ODDO BHF peut libérer ses équipes des tâches répétitives et leur permettre d’ajouter une véritable valeur ajoutée dans le conseil et la sélection des investissements. Les acteurs du marché – Canoe, Hyperscience, Sirion/Eigen – démontrent que cette transformation est déjà en cours et que les gains sont significatifs.

Découvrez notre classement des banques privées les plus avancées en IA en Europe :

*Palmer Research Ressources :

• Axe horizontal (abscisse) : Maturité en intelligence artificielle.
  C’est un score qualitatif (échelle de type 1 à 5, affichée ici ~2 à 5) qui synthétise le niveau technique : gouvernance de la donnée, modèles en production, outils IA (RAG, NLP, vision doc), intégrations SI, sécurité/RGPD, etc.
  → Plus on va vers la droite, plus la banque est techniquement avancée en IA.

• Axe vertical (ordonnée) : Maturité de la formation et de l’adoption de l’IA.
  Autre score qualitatif (même type d’échelle) qui mesure la diffusion réelle dans les équipes : formation des conseillers et des fonctions support, taux d’usage, conduite du changement, process, contrôles de conformité, etc.
  → Plus on monte vers le haut, plus l’IA est utilisée et maîtrisée par les équipes.