Comment sont remboursés les frais de transport ?

Certains frais de transport engagés par un salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail sont, sous certaines conditions, obligatoirement remboursés par l’employeur. C’est le cas, par exemple, des abonnements aux transports collectifs. En revanche, d’autres frais peuvent être pris en charge facultativement par l’employeur.

Palmer Consulting vous explique les limites et obligations de l’employeur vis-à-vis de la prise en charge des frais de transport en faveur du salarié, en répondant aux 6 questions suivantes :

• Quels frais de transport sont obligatoirement pris en charge ?
• La loi prévoit-elle une durée ou une distance minimale ou maximale à parcourir ?
• Quelles sont donc les limites fixées par la loi ?
• La réglementation est-elle identique en cas d’utilisation de moyen personnel de transport ?
• Quelles sont les obligations d’information sur ces sommes ?
• Que prévoit le projet de loi d’orientation des mobilités ?

Quels frais de transport sont obligatoirement pris en charge ?

La loi oblige l’employeur à prendre en charge les dépenses d’abonnement à un service de transports publics de personne. Cette obligation est nationale et s’impose à tous les employeurs.

Par conséquent, le statut de l’entreprise assurant le service de transport en commun, ainsi que le mode de transport, sont sans incidence sur la prise en charge des frais de transport.

L’abonnement à un service public de locations de vélos est également compris dans ces obligations.

La loi prévoit-elle une durée ou une distance minimale ou maximale à parcourir ?

L’obligation de prise en charge des frais de transport n’est pas conditionnée par une durée ou une distance à parcourir. Le salarié habitant dans une commune éloignée et empruntant un moyen de transport rapide bénéficie du remboursement de ses frais de transport.

Ce sera le cas lorsque le domicile du salarié et son lieu de travail se trouvent séparés de plusieurs centaines de kilomètres, et ce, quelle que soit la durée de transport.

Le montant supporté par l’employeur, dans les limites prévues par la loi, est sans impact sur l’application des règles.

Quelles sont donc les limites fixées par la loi ?

Le montant minimum du remboursement des frais de transport est de 50 % du tarif des abonnements nécessaires au salarié pour effectuer le plus court trajet entre son domicile et son lieu de travail.
Dans le cas où une catégorie de voyage existe, le remboursement sera basé sur les tarifs de la seconde classe.

La réglementation est-elle identique en cas d’utilisation de moyen personnel de transport ?

Le remboursement des frais engagés par l’utilisation d’un moyen personnel, comme des frais de carburant ou d’alimentation électrique, est purement facultatif. Les sommes versées par l’employeur, à ce titre, sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 200 euros par an.

Cet avantage est soumis à plusieurs conditions comme le fait que la résidence du salarié ou le lieu de travail se trouvent en dehors de la région Île-de-France et d’un périmètre non servi par des transports urbains. Autre condition, les horaires de travail ne doivent pas permettre l’utilisation de transport en commun, ou encore le trajet domicile/travail n’est desservi par aucun service de transport en commun.

Quelles sont les obligations d’information sur ces sommes ?

Les montants correspondant à ces remboursements font obligatoirement l’objet de mention sur le bulletin de paie.

Que prévoit le projet de loi d’orientation des mobilités ?

Le texte prévoit d’amender la législation relative aux remboursements facultatifs : l’indemnité kilométrique vélo et l’indemnité forfaitaire covoiturage sont remplacées par un « forfait mobilités durables ».

Par conséquent, le projet de loi abandonne le droit à cumul avec le remboursement des frais de transport en commun lorsqu’il s’agit d’un trajet de rabattement vers une gare ou une station. Il porte le plafond d’exonération sociale et fiscale de 200 euros à 400 euros mais avec un maximum de 200 euros de remboursement des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques.

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