Optimisation des processus internes du Middle et Back Office pour un client dans le secteur de l’assurance

Accompagnement d’un client du secteur de l’assurance dans la mise en place d’un Middle Office et la gestion des certificats mutualistes, visant à optimiser les processus de gestion et de suivi des contrats.

« Dans le cadre de la commercialisation de produits financiers, un client du secteur de l’assurance a souhaité optimiser la gestion opérationnelle des processus en implémentant un Middle Office performant, lié à un Back Office externalisé. Le cabinet de conseil a été mandaté pour accompagner cette transformation en analysant les processus existants, en définissant l’organisation cible, et en coordonnant les équipes métiers et IT pour garantir une mise en œuvre fluide et efficace. Grâce à une expertise de la chaîne de valeur front-to-back, nous avons permis de répondre aux enjeux économiques majeurs de ce projet tout en facilitant l’intégration d’un nouvel outil et la coordination avec les prestataires externes.

La valeur ajoutée de PALMER

Expertise complète des processus métiers front-to-back : notre maîtrise des processus, de la comptabilité au traitement des opérations, nous a permis de concevoir une solution globale parfaitement alignée avec les besoins du client.
Engagement des acteurs clés : nous avons su fédérer les métiers et les équipes IT autour d’une vision commune, garantissant une définition claire de la cible et une exécution cohérente des projets.
Pilotage structuré et rigoureux : grâce à notre savoir-faire en gestion de projets complexes, nous avons assuré un cadrage précis et un suivi optimal tout au long de la mise en œuvre.
Coordination efficace avec le prestataire externe : nous avons joué un rôle clé dans l’animation des échanges entre le client et son prestataire, assurant une collaboration fluide pour la gestion des processus middle et back office.
Accompagnement stratégique : nous avons fourni un support stratégique pour garantir une intégration réussie des nouvelles solutions tout en respectant les impératifs économiques du groupe.

Les clés du succès

Conception du modèle opérationnel cible : Élaboration d’une organisation cible pour le Middle et Back Office, optimisant les processus et les interactions entre les différentes parties prenantes.
Rédaction de l’expression de besoins : Définition des exigences fonctionnelles pour orienter le développement des solutions et assurer une gestion optimale des produits financiers.
Animation des comités et ateliers : Organisation et animation de comités pour maintenir une gestion alignée et coordonnée entre les équipes métiers, IT et le prestataire externe.
Suivi de l’intégration des nouvelles solutions : Accompagnement tout au long de la phase de déploiement pour garantir l’intégration fluide des nouveaux outils et l’optimisation des processus.
Support à la direction programme : Conseil stratégique pour assurer la réussite du projet et l’adhésion des équipes à la nouvelle organisation.

Déroulement de la mission

Étude de l’existant : Analyse approfondie des processus en place et identification des points d’amélioration pour déterminer les leviers d’optimisation.
Définition de l’organisation cible : Élaboration du modèle opérationnel optimal pour le Middle Office et le Back Office, avec un focus sur la gestion des produits financiers.
Expression de besoins et exigences fonctionnelles : Rédaction des documents nécessaires pour guider le développement des outils et garantir leur adéquation avec les attentes des métiers.
Pilotage de l’intégration des solutions : Coordination des différentes parties prenantes, suivi du développement et de l’implémentation des solutions choisies, avec une attention particulière portée à l’intégration avec le prestataire externe.
Accompagnement stratégique et opérationnel : Support au programme pour assurer la réussite de la transformation et l’adhésion des équipes aux nouvelles solutions.

Les défis rencontrés

Coordination avec un prestataire externe : La gestion de la relation avec un prestataire externe nécessitait une communication fluide et une coordination efficace pour éviter les risques de décalage entre les équipes.
Implication des équipes métiers et IT : Fédérer les équipes autour d’un projet stratégique important a nécessité un pilotage rigoureux pour assurer une collaboration efficace entre toutes les parties prenantes.
Intégration d’un nouvel outil : L’implémentation de nouvelles solutions technologiques a impliqué de surmonter des défis d’intégration tout en respectant les exigences métiers.
Enjeux économiques : Le projet comportait des enjeux financiers significatifs pour le client, ce qui a renforcé l’importance de réussir la mise en œuvre dans les délais impartis.

Un impact concret et mesurable

Optimisation des processus opérationnels : La mise en place du Middle Office a permis une gestion plus fluide et plus efficace des produits financiers, réduisant ainsi les risques opérationnels.
Amélioration de la coordination : La gestion harmonisée des équipes métiers, IT et prestataire externe a garanti une meilleure cohérence dans l’implémentation des processus.
Adoption réussie des nouvelles solutions : L’accompagnement stratégique et opérationnel a permis une intégration fluide des nouvelles solutions, avec une adoption rapide par les équipes concernées.
Efficacité accrue : L’optimisation des processus de bout en bout a permis une réduction des délais de traitement et une meilleure maîtrise des coûts, contribuant ainsi à la performance économique du projet.