Externalisation des fonctions comptabilité et notes de frais au sein d’une grande institution bancaire.

Optimisation des coûts et continuité opérationnelle

Dans le cadre d’un projet stratégique, la direction financière a initié un dispositif d’externalisation des fonctions de comptabilité fournisseurs et de gestion des notes de frais pour un ensemble d’entités sélectionnées. L’objectif est double : optimiser les coûts tout en garantissant une transition fluide et une continuité opérationnelle sans faille. Grâce à une approche méthodique et une gestion rigoureuse du changement, un cabinet spécialisé accompagne ses clients dans la mise en place de solutions externalisées performantes et adaptées.

La valeur ajoutée de PALMER

Définition des coûts de référence pour une évaluation précise des gains potentiels.

Modélisation détaillée des trajectoires de migration pour anticiper les impacts économiques.

Expertise en analyse de retour sur investissement pour éclairer les décisions stratégiques.

Gestion efficace de la transition pour éviter toute perturbation des opérations financières.

Optimisation des ressources SI pour assurer une intégration harmonieuse avec les systèmes existants.

Les clés du succès

Définition claire et précise des variables clés pour une prise de décision optimisée.

Conduite efficace du changement afin d’assurer l’adhésion des équipes.

Gestion rigoureuse des baselines et des scénarios de migration.

Évaluation continue des coûts et bénéfices pour une optimisation en temps réel.

Coordination fluide entre les parties prenantes pour garantir le succès de l’externalisation.

Déroulement de la mission

Définition des trajectoires de migration : conception de plusieurs scénarios, incluant « SI First », « CSP First » et leurs variantes, pour identifier l’approche la plus efficace.

Estimation des tâches externalisables : analyse des ETP concernés par chaque option et impact sur les équipes.

Évaluation de l’impact financier : modélisation des gains récurrents face aux coûts d’investissement et opérationnels.

Gestion de la transition : coordination des acteurs pour une externalisation fluide et sans interruption des opérations.

Optimisation des ressources SI : prise en compte des implications techniques sur les systèmes d’information et ajustements nécessaires.

Reporting et ajustement : suivi continu des KPI et adaptation des stratégies en fonction des résultats observés.

Les défis rencontrés

Collecte complexe et fiabilité des données de référence.

Gestion de la diversité des coûts impliqués (MOA, MOE, métiers, licences, etc.).

Multiplicité des scénarios de migration et nécessité d’une gestion fine des baselines.

Alignement des acteurs et gestion du changement dans un contexte de transformation stratégique.

Un impact concret et mesurable

Réduction significative des coûts liés aux fonctions externalisées.

Amélioration de l’efficacité opérationnelle et recentrage des équipes sur des missions à forte valeur ajoutée.

Optimisation des processus grâce à une meilleure intégration des ressources SI.

Sécurisation de la transition et maintien de la performance financière.

Suivi précis des performances grâce à des indicateurs adaptés et une gouvernance efficace.